1. Staj Dosyası stajın başladığı ilk iş gününden itibaren doldurulmaya başlanır. Staj dosyasının teslim tarihine kadar devam eder.
2. Staj dosyasının her bir sayfası, staj dönemi boyunca her sayfa bir gün olacak (gerektiğinde bir gün için birden sayfa kullanılabilir.) şekilde gün gün tarihlendirilir ve numaralandırılır. Tarihler sadece iş günlerini kapsar, hafta sonları ve resmi tatil günleri yazılmaz. Staj tarihlerine dikkat edilerek, tarihler atlanmadan yazılır.
3. Staj dosyasının her bir sayfasına, o gün yapmış olduğunuz işin ne olduğunun yanı sıra, yaptığınız işlerle ilgili detaylı teorik bilgiler de yazmanız gerekmektedir. Örneğin, “Formları doldurdum” yazmak yerine;
Bu formların ne işe yaradığı, işlemin hangi aşamasında kullanıldığı, formda hangi alanların olduğu, hangi alanların nasıl doldurulduğu, nelere dikkat edilmesi gerektiği, formu kimlerin onayladığı, onay sırasında nelere dikkat edildiği gibi bilgiler yazılabilir.
4. Staj dosyasının günlük sayfalar halinde olması, günlük tutar gibi yazılacağı anlamına gelmemektedir. Staj dosyası sayfalarına sadece yapmış olduğunuz işin detayları ile ilgili bilgiler yazmalısınız. Ancak bazen işler bir günde bitmez. Örneğin, tüm staj boyunca sadece bir proje ya da iş ile ilgili çalışmış olabileceğiniz gibi sadece bir gün içerisinde birden fazla işte yapmış olabilirsiniz. Böyle durumlarda günlük değil, belirli bir işin aşamalarını staj sayfalarına gün tarihine bakmaksızın sırasıyla yazabilirsiniz.
5. Ayrıca bir gün içerisinde birden fazla iş yapılmış olabilir. Bu durumda yapılan her bir çalışma, ilgili işin aşamaları ve teknik detaylarıyla birlikte uygun sayfalarda açıklanabilir. Bir çalışmanın birden fazla gün devam etmesi durumunda, çalışmanın aşamaları ilgili günlerin sayfalarında sırasıyla ele alınabilir. Herhangi bir çalışma yapılmayan günlerde ise staj dosyasının ilgili sayfası boş bırakılmamalıdır. Böyle bir durumda, önceki çalışmaların devamı, çalışma konusu ile ilgili teorik bilgiler, kullanılan cihaz, donanım veya ekipmanların çalışma prensipleri ya da işyeri ile ilgili teknik bilgiler yazılabilir. Staj dosyasındaki çalışmalar, işyeri politikalarına ve gizlilik kurallarına uygun olmak koşuluyla fotoğraf, şema, çizim, proje, örnek form, grafik veya uygun diğer ek materyallerle desteklenebilir. Bazı işyerlerinde bu tür materyallerin işyeri dışına çıkarılması veya paylaşılması yasak olabilir. Bu nedenle, ek materyal kullanılmadan önce gerekli izinlerin alınmasına dikkat edilmelidir.
6. Stajlarda karşılaşılan diğer bir problem ise, rutin (sürekli aynı şeylerin aynı şekilde yapıldığı) işlerdir. Prensip olarak işyerlerinin stajyer öğrencileri firmanın farklı bölümlerinde dönüşümlü olarak çalıştırması gerekmektedir. Stajyer olmanın gereği de zaten budur. Ancak maalesef bazı işyerleri stajyer öğrencileri bir işçi gibi çalıştırıp sadece ticari amaçları için kullanmaktadırlar. Eğer bu durumda bir stajyer iseniz, boynunuzu büküp staj boyunca aynı şekilde çalışmak yerine farklı bölümlerde çalışmayı talep etmeli, soru sormalı, bilgi toplamalı ve neyi niçin yaptığınızı sorgulamalısınız. Sonuç olarak, staj yerinde rutin iş yapıyor olmak, staj dosyanızın her bir sayfasına da hep aynı şeyleri yazabileceğiniz anlamına gelmiyor. İşyerinden elde edeceğiniz farklı bilgileri yazabilir, yaptığınız işte kullanmış olduğunuz cihazları, nasıl kullanıldıklarını ayrı ayrı yazabilirsiniz.
7. Kullanılan malzeme üretim, işleme, karakterizasyon ve test yöntemleri detaylı şekilde açıklanmalıdır. Sadece “ısıl işlem uygulandı”, “sertlik testi yapıldı”, “çekme testi gerçekleştirildi”, “aşınma/korozyon testi yapıldı” gibi ifadelerle yetinilmemelidir. Kullanılan yöntemin çalışma prensibi, işlem veya deneyin hangi aşamalardan oluştuğu, kullanılan cihaz ve ekipmanlar, deney parametreleri, numune hazırlama işlemleri, yöntemin seçilme gerekçesi ve varsa kullanılan standartlar açıklanmalıdır. Uygulanan yöntemin alternatifleri varsa bunlar belirtilmeli ve mevcut yöntemin neden tercih edildiği teknik açıdan gerekçelendirilmelidir. Elde edilen sonuçların malzemenin mikroyapı, mekanik, fiziksel, tribolojik veya korozyon özellikleri üzerindeki etkileri de değerlendirilmelidir.
8. Gerçekleştirilen deney, üretim veya karakterizasyon çalışmalarının sonuçları mümkün olduğunca ölçülebilir ve karşılaştırılabilir verilerle raporlanmalıdır. Sadece “test yapıldı” veya “analiz gerçekleştirildi” şeklinde ifadeler kullanılmamalıdır. Deneylerde kullanılan numune sayısı, test koşulları ve parametreleri, ölçüm sonuçları ve varsa tekrar ölçümlerinin sonuçları belirtilmelidir. Elde edilen veriler tablo, grafik, fotoğraf veya uygun diğer görsel yöntemlerle sunulmalı; ortalama değer, standart sapma, hata oranı, aşınma hızı, sertlik değeri, çekme dayanımı, korozyon akım yoğunluğu, sürtünme katsayısı gibi uygun mühendislik parametreleri kullanılarak değerlendirilmelidir. Farklı malzeme, üretim yöntemi veya deney koşullarının sonuçları karşılaştırılmalı ve elde edilen farklılıkların olası nedenleri mikroyapı, faz yapısı, üretim parametreleri veya malzeme özellikleri açısından teknik olarak yorumlanmalıdır.
9. Staj dosyanızın her bir sayfasını işyerindeki staj amirinize imzalatıp kaşeleterek onaylatmak zorundasınız, aksi halde onaylanmamış günler stajdan sayılmaz. İşyerindeki staj amirinizin uygun gördüğü şekilde her bir sayfasını ister günlük olarak isterse de staj sonunda staj dosyasını tamamen doldurduktan sonra toplu bir şekilde onaylatabilirsiniz. Bu konuda öncelikle işyerinizdeki staj amirinizle görüşünüz.